Swiss Solar QMS posiada certyfikat ISO 9001:2015
20/07/2021
Międzynarodowa firma ekspercka TÜV SÜD Management Service GmbH zakończyła audyt systemu zarządzania jakością (QMS) w Swiss Solar AG. Na podstawie wyników audytów został wydany Certyfikat nr: 12 100 62049/02 TMS, potwierdzający zgodność z normą ISO 9001:2015.
Opracowanie i wdrożenie QMS było początkowo postrzegane jako decyzja strategiczna, która miała wpłynąć na wszystkie procesy w firmie i wprowadzić je na nowy poziom jakości. Pierwszym krokiem w tej podróży była analiza obecnej sytuacji, która obejmowała pełny opis procesów biznesowych, ich analizę i walidację pod kątem wymagań normy. Wyniki pozwoliły Swiss Solar zidentyfikować słabe punkty istniejącego systemu i opracować plan działania w celu ich wyeliminowania.
Zastosowanie podejścia procesowego w fazie projektowania pomogło w szybkim przyswojeniu wymagań normy i nauczyło pracowników, jak oceniać procesy w firmie pod kątem wartości dla biznesu. W fazie wdrożeniowej zastosowanie cyklu PDCA (Plan, Do, Check, Act) pomogło przezwyciężyć wyzwania i umożliwiło efektywne funkcjonowanie procesów. Dalszy rozwój systemu był możliwy dzięki ciągłemu doskonaleniu istniejących procesów w oparciu o informacje zwrotne z działania systemu.
Wdrożenie QMS rozpoczęło się od stworzenia podejścia zorientowanego na klienta w relacjach firmy z dostawcami i odbiorcami. Istotną rolę odegrały tu takie czynniki, jak konstruktywna postawa kierownictwa firmy, jego gotowość do wprowadzania zmian i kierowania zespołem, a także szkolenia i prace wyjaśniające prowadzone przez twórców systemu.
Zmierz się z klientem
Bycie zorientowanym na klienta oznacza zrozumienie jego potrzeb, słuchanie go i dostosowywanie procesów biznesowych tak, aby jak najlepiej spełniały jego oczekiwania. Dzięki takiemu podejściu Swiss Solar zwiększył zadowolenie klientów i stworzył podstawy do pozyskiwania stałych klientów.
Jednym z ważnych kroków na tej drodze była decyzja o otwarciu magazynu w Rotterdamie, którego potrzeba została określona w wyniku analizy obecnego łańcucha dostaw przeprowadzonej podczas wdrażania systemu zarządzania jakością.
Traktując wymagania normy jako przewodnik do działania, Swiss Solar prowadzi stały monitoring klientów, który obejmuje:
– ankiety i badania opinii publicznej;
– Analizowanie regionalnych wzorców i trendów popytu;
– informowanie klientów o nowych produktach firmy, w tym ocena ich działania w poszczególnych regionach.
Kolejną innowacją, którą z pewnością docenią klienci Swiss Solar jest gabinet dealerski. Jego opracowanie było również częścią planu wdrożenia QMS i jest bliskie ukończenia. Początkowa funkcjonalność zapewni naszym partnerom dostęp do:
– stan magazynowy;
– cena;
– składania zamówienia;
– data przybycia towarów do magazynu;;
– status wysyłki zamówienia;
– status płatności.
W celu poprawy jakości usług logistycznych opracowano również formularz dostawy, który jest wypełniany przy zamawianiu produktów i pozwala klientom szczegółowo opisać swoje wymagania oraz specyfikę dostawy partii towaru (załadunek, rozładunek, waga palety, kolejność załadunku itp.)
Należy zaznaczyć, że choć od wprowadzenia systemu minęło niewiele czasu, to już widać pierwsze efekty wdrożenia:
– organizacja dostaw osiągnęła nowy poziom jakości;
– wyższy wskaźnik odpowiedzi na przychodzące zgłoszenia, w tym te związane z obsługą gwarancyjną;
– Skrócono czas potrzebny na przetwarzanie i dostarczanie klientom niezbędnych dokumentów;
– Dzięki zastosowaniu nowoczesnych technologii komputerowych wzrosła jakość świadczonych przez Spółkę usług.
Zarządzanie ryzykiem
Kluczowym elementem QMS jest podsystem zarządzania ryzykiem, który okazał się najtrudniejszy do wdrożenia i którego pełne korzyści nie zostały jeszcze zrealizowane przez pracowników Swiss Solar. Największym wyzwaniem było przezwyciężenie tradycyjnego pojmowania ryzyka jako czegoś niezależnego od woli człowieka, choć dziś zarządzanie ryzykiem nazywane jest już naukową metodą zarządzania, a zarządzanie ryzykiem uważane jest za synonim zarządzania przedsiębiorstwem.
W pierwszej kolejności wyodrębniono główne grupy ryzyka, do których należą:
– zewnętrzne – wynikające ze zdarzeń pozostających poza wpływem i kontrolą spółki;
– Wewnętrzne – bezpośrednio związane z działalnością firmy.
Spośród nich wyróżnione zostały tylko te, które dotyczą naszej firmy.
Wewnętrzna
– organizacyjne – ryzyko spowodowane błędnymi decyzjami kierownictwa i/lub personelu, brakiem koordynacji i jasnego planowania;
– operacyjne – związane z ewentualnymi stratami wynikającymi z działań personelu, utratą informacji w przypadku awarii systemów komputerowych oraz ich włamaniami;
– finansowe – zazwyczaj są wynikiem niewłaściwego planowania i realizacji budżetu;
– ryzyko informacyjne – ryzyko utraty wartościowych informacji o firmie w wyniku wycieku danych, ataków komputerowych, itp;
– ryzyko projektowe – najczęściej spowodowane zbyt późnym wykryciem błędów, co prowadzi do niedotrzymania terminów realizacji projektu i kosztownych poprawek
– produkcja – opóźnienia w produkcji spowodowane brakiem surowców, opóźnienia w dostawach materiałów i komponentów: silikonu, aluminium, skrzynek przyłączeniowych itp.
Przykłady zadań z zakresu zarządzania ryzykiem wewnętrznym realizowanych w Swiss Solar obejmują:
– Wdrożenie i implementacja ogólnofirmowego systemu cyberbezpieczeństwa w celu ochrony danych osobowych, dokumentacji i innych wrażliwych informacji przed utratą w wyniku nieuprawnionego włamania do wewnętrznej sieci firmy;
– wprowadzenie ścisłych regulacji dotyczących wymiany informacji wewnętrznych i zewnętrznych, w tym związanych z systemem zarządzania jakością;
– wdrożenie i stosowanie analitycznego monitorowania procesów zarządzania i procesów wspomagających, które mają wpływ na jakość usług świadczonych przez firmę, w celu uniknięcia ryzyka niekompetencji i utraty kontroli.
Zewnętrzna strona
– ryzyko rynkowe – związane jest ze zmianami sytuacji rynkowej i inwestycyjnej;
– Reputacyjne – odnosi się do ryzyka utraty wartości marki i reputacji firmy w wyniku niewywiązania się partnerów firmy ze swoich zobowiązań;
– pandemie, epidemie i inne zdarzenia o charakterze siły wyższej;
– Polityczne – mogą powstać w wyniku decyzji rządowych o ograniczeniu działalności, odebraniu świadczeń, cofnięciu licencji i innych zakazów, sytuacji niewykonania zobowiązań i kryzysów finansowych.
Ponieważ nie można zapobiec ryzykom zewnętrznym poprzez działania firmy, zarządzanie nimi ma na celu ich wczesną identyfikację i ograniczenie strat z tytułu ich wystąpienia. Przykładem takiego zadania zarządczego jest system śledzenia ładunków, który jest rozwijany przez naszą firmę. Program pozwala na śledzenie ładunku i szybkie reagowanie na wszelkie nieprzewidziane okoliczności uniemożliwiające terminową dostawę, co znacznie zmniejsza ryzyko utraty reputacji.
Ogólnie rzecz biorąc, wyniki wdrożenia QMS, potwierdzone certyfikatem ISO 9001:2015, sugerują, że Swiss Solar osiągnął nowy i ulepszony poziom jakości i zarządzania biznesem w ogóle.
Dalszy rozwój i doskonalenie QMS obejmuje: planowanie krótko- i długoterminowe, opracowywanie planów produkcyjnych i marketingowych zarówno dla całej firmy, jak i dla każdego pracownika, regularne audyty wewnętrzne działalności firmy w celu kontroli i identyfikacji odchyleń oraz korekty planów na podstawie analizy danych z audytów.
